7 dolog, amit az esküvő koordinátor tesz, amit a többi szolgáltató nem tesz meg

Legyünk őszinték, tökéletes, zökkenőmentes lebonyolítást szeretnél az esküvőd napján. Szuper boldognak kell lenned attól a pillanattól kezdve, hogy felébredsz, egészen addig, amíg a fejed a párnára esik. De garantáltan sok minden átfut majd az agyadon – „Mi van, ha nem minden úgy van beállítva, ahogy elképzeltem?”. „Mi van, ha elfelejtem kifizetni a hivatalnokot? Mi van, ha a fotósom elakad a dugóban? Mi van, ha valaki véletlen rálép a fátylamra?!” és a kérdések egyre csak gyűlnek. Ennek kiküszöbölésére jó az esküvő koordinátor alkalmazása.

Dolgok, amiket az esküvő koordinátorod csinál:

Ha már felbéreltél egy klassz szállítói csapatot (egy helyszínt, egy DJ-t, egy fotóst, egy ceremóniamestert), akkor talán azt gondolod, hogy ők tapasztalt profik, megoldanak mindent. 

Nos a helyszín, a ceremóniamester, a DJ és a fotós olyanok, mint egy hajó fontos legénységének tagjai, de szükséged van egy kapitányra, aki navigálja és a megfelelő irányba tereli a hajót. Hadd magyarázzam el: a helyszín, a ceremóniamester, a DJ és a fotós azzal lesz elfoglalva, hogy elvégezze azt a fontos munkát, amire felbérelted őket (a vendégek informálása, szórakoztatása, a rendezvényhelyszín tisztán rendben tartása, csodálatos zene lejátszása és a tökéletes fotók készítése), de nem lesz idejük arra, hogy kizárólag Önre koncentráljanak, és gondoskodjanak arról, hogy a hajó a megfelelő irányba haladjon. Itt jön a képbe egy esküvői koordinátor. 

Ki az az esküvő koordinátor? 

Az esküvő koordinátor olyan, mint egy jótündér, aki leveszi a válladról az esküvőd lebonyolításának felelősségét. Ő kezelik a forgatókönyvet, az elképzelésedet, a vendégeid élményét és a te és a vőlegényed boldogságát. Ő lesz a helyszín és a szolgáltatók összekötői, így neked egyetlen kérdésre sem kell válaszolnod, vagy döntést hoznod a nagy napon. Kreatív problémamegoldó, aki közbelép, ha a dolgok rosszul mennek, és gyakran még azelőtt megoldja a problémákat, hogy azok egyáltalán felmerülnének. Általában körülbelül egy hónappal a nagy nap előtt kezd el veled dolgozni, hogy megértse az elképzeléseidet, felvegye a kapcsolatot az összes szolgáltatóval, és így időt hagyva neked arra, hogy élvezd a jegyesség utolsó néhány hetét.

Az esküvő koordinátort, mint szolgáltatót gyakran figyelmen kívül hagyják a jegyespárok, mert egy ilyen személy felbérlése egy olyan dologba való befektetés, amelyet nem lehet megfogni, megérinteni vagy látni. Néha a párok lemondanak az esküvői koordinátorról, mert inkább extra virágdíszekre költenek, vagy a bárpultot prémium szeszes italokkal töltik fel, amit kézzelfoghatóan láthatnak és élvezhetnek. Az eredmény? A párok hamar rájönnek, hogy a szolgáltatóik nem tudnak osztatlan figyelmet szentelni nekik az egész nap folyamán. Ezért még akkor is, ha nagyszerű csapatod van. Egy esküvő koordinátor felbérlése egy befektetés a nyugalomba életed legszebb napjára. 

Íme 7 olyan dolog, amit egy esküvő koordinátor megtesz érted, amit a többi szállító nem. 

1.    Megérkezik a készülődés helyszínére mindennel, amire csak szükséged lehet.

Amíg a szolgáltatók az esküvő helyszínén rendezkednek be, addig egy esküvő koordinátor eljön a készülődés helyszínére (mind a tiédre, mind a vőlegényedére), és gondoskodik arról, hogy a nap zökkenőmentesen induljon. Ez idő alatt mindenben segítenek, amire csak szükséged van, többek között a következőkben:

Biztosítom, hogy a haj és a smink időben elkészüljön (én még a fodrásszal és a sminkessel is együtt dolgozom és előre elkészítünk a készülődésre is egy ütemtervet).

• Gondoskodom arról, hogy senki ne késsen el, ne akadjon el a dugóban, itt semmi csúszás nem megengedett a nap folyamán.
• Hozok magammal egy vészcsomagot, ami tele van mindennel, amire szükséged lehet. Az én készletemben például van sebtapasz, olló, száraz sampon, dezodor, zsebkendő, mini varrókészlet, folteltávolító, mentolos cukorka, ragasztószalag, hajgumi, biztostű, körömreszelő, körömlakklemosó…stb…szóval minden, amire csak szükséged lehet.
• Segítek a ruhaták körül, beleértve a ruhák/ingek gőzölését, a csokornyakkendők megkötését, segítek visszavarrni egy gombot.
• Segítek a fátyol felerősítésében, levételében, megigazításában és ami a legfontosabb, átbeszéli veled, hogyan kell ülni és pisilni a ruhádban (az esküvői mosdók általában eléggé testhezállóak, néha mindannyiunknak szüksége van egy kis oktató jellegű bemutatóra!)
• Gondoskodom róla, hogy ne felejtsetek el inni és enni, hiszen egész nap koncentráltan kell talpon lennetek.

Nagyon sok minden történik a készülődés helyszínén, mielőtt még betennétek a lábatokat az esküvő helyszínére. Amíg a többi szolgáltató felállít, fényképeket készít, hajat és sminket rak fel, addig nagyon fontos, hogy legyen valaki, aki támogat téged a reggeli apró dolgokban.

2.    Minden kellék és személyes tárgy biztosan a helyén

Egy esküvői koordinátorral a hátad mögött nem kell többé aggódnod a kis részletek elrendezése miatt. Miközben a többi eladó megteríti az asztalokat, tökéletesíti a virágdíszeket és beállítja a hangrendszert, az esküvői koordinátor gondoskodik arról, hogy az összes személyes tárgyad eljusson a helyszínre, és a megfelelő helyre kerüljön (gyakran a hét elején mindent elhozok tőled). Ez lehet a nagymama esküvői képe, nagypapa zsebkendője, a szertartás kellékek, a köszönőajándékok, a szülőköszöntők, az asztalszámok és ültetőkártyák, a saját dekoráció stb. 

Az esküvői koordinátor nem csak elviszi ezeket a tárgyakat a helyszínre, hanem gondoskodik arról is, hogy minden pontosan úgy nézzen ki, ahogyan Ön szeretné és ott legyen a megfelelő helyen, amikor arra szükség van. Így az esküvőd reggelén már csak a kényeztetésedre, a készülődésedre koncentrálhatsz! 

Az éjszaka végén, amikor a szolgáltatók összepakolják a felszerelésüket, az esküvői koordinátorod összepakolja a tárgyaidat, és elviszi őket oda, ahova szeretnéd.

3.    Az esküvő koordinátor meggyőződik róla, hogy a szertartás zökkenőmentesen zajlik, hogy Te arra koncentrálhass, hogy minden másodpercét kiélvezd.

Az esküvői szertartás egy hivatalos esemény és van amiknek meg kell felelni. A tanúknak be kell mutatni a személyi igazolványát, a gyűrű, a szülőköszöntő ajándékok, az egység ceremónia kellékei a helyén legyenek stb. Ez a nap fő eseménye és fontos, hogy a megfelelő időben a megfelelő zene szólaljon meg, hogy az utolsó dolog, ami miatt aggódnod kelljen, hogy rossz dal szól, miközben a vőlegényedhez sétálsz. 

 Annak érdekében, hogy a szertartás zökkenőmentesen menjen, egy esküvői koordinátor segít abban, hogy minden rendben legyen, ami magában foglalhatja a következőket:

• A tanúk jelenlétének megerősítése és összekapcsolása az anyakönyvvezetővel.
• Biztosítani, hogy a gyűrűk a megfelelő helyen legyenek a megfelelő időben.
• A szertartási zene elindítása, miután mindenki felsorakozott és készen áll.
• Anyukénak adok néhány extra zsebkendőt

Mindenkit a megfelelő időben, a megfelelő sorrendben az oltár elé küldeni. Egy utolsó pillantás a menyasszony külsejének ellenőrzésére, hogy egy ránc se maradjon a szoknyán, a fátyol is szépen álljon és a csokrot is megfelelően álljon a kézben.

Egy 30 perces szertartás esetében is sok mindent kell összehangolni. Amíg a többi szállító befejezi a bepakolást, elkészíti a tökéletes fényképeket, előkészíti az ételeket, és gondoskodik arról, hogy a pincérek készen álljanak, addig az esküvői koordinátorod ott lesz, és gondoskodik arról, hogy a szertartás minden darabja a helyére kerüljön, hogy valóban varázslatos és emlékezetes élményt nyújtson.

4.    Elkészíti és kezeli a forgatókönyvet, hogy a szolgáltatói csapat ismerje a nap tervét.

Egy profin elkészített időterv az esküvő napjának tervrajza. Ezt az esküvőd előtt az esküvő koordinátor készíti és kezeli a nagy napon, tartalmazza az összes szolgáltatói információt egy helyen.  

Tartalmazza a készülődés menetrendjét, a szolgáltatók érkezési idejét, a szertartásmenetét, a lakodalom rendjét (beleértve a vacsora időzítését, a tortát, a táncot és egyéb formalitásokat) és a hajnali takarítást. 

Ez a forgatókönyv az én bibliám az esküvőkön. Ez tartja a napot idő keretben, és mindent tartalmaz a szolgáltatók részére is, amit tudniuk kell, így neked nem kell egyetlen kérdésre sem válaszolnod. 

Az összes információ egy helyen való elhelyezésének célja, hogy mindenki, aki az esküvőtök varázslatossá tételén dolgozik teljes képet kapjon a napról, ami segít abban, hogy minden szakszerűen legyen kivitelezve. Például az idővonalam segít a DJ-nek abban, hogy az zenét és az aláfestő zenéket a vacsora szervizzel és az olyan formalitásokkal, mint a pohárköszöntők, összehangoltan ütemezze. Eközben a fotós és a filmes az idővonal segítségével tudja, hogy mikor történik az összes különleges pillanat, így ott vannak, hogy minden percet megörökítsenek. 

Egy esküvő koordinátor nélkül, aki ezeket a részleteket egy fő idővonalba foglalja, nehezebb az összehangolt munka a szolgáltatói csapat számára. Az esküvői koordinátor és a forgatókönyv biztosítja hogy tisztán lássanak és válaszokat kapjanak ahhoz, hogy hibátlan szolgáltatást nyújthassanak számotokra és vendégeiteknek.

5.    Az esküvő koordinátor összetereli a vendégeidet a fontos pillanatokban 

Tudod, mikor jön el az ideje, hogy a ceremóniamester tósztot mondjon? Gondoskodom róla, hogy ne maradjon le a tortáról se senki azért, mert épp kint beszélget vagy a mosdóban van. Az esküvői koordinátor segíthet a vendégeknek és a szolgáltatóknak is bármilyen kérdéssel vagy problémával kapcsolatban.  

Az esküvői koordinátor segít nektek és a fotósnak abban is, hogy a csoportképek készítése gördülékenyen menjen, mindneki készen álljon és ne maradjon le senki.

6.    Az esküvő koordinátornak mindig van B terve és a problémákat menet közben simítja el.

Ami el tud romlani, az néha el is romlik. Az esküvői koordinátorok olyanok, mint a problémamegoldó nindzsák. Ha megtörténik a kiszámíthatatlan, azonnal akcióba lépnek. Nekem például már kellett:

• Meg kellett akadályoznom, hogy ismeretlen partizók beosonjanak egy esküvőre, amit egy hotelben tartottak.
• Diszkréten fel kellett törölnöm a padlóra borult italt, nehogy valaki elcsússzon.
• stb.

Majdnem minden ilyen esetben az párok nem is tudták, hogy probléma van, mert az esküvői koordinátor képes egy pillanat alatt megoldani a problémát.

Hogy egy lépéssel tovább menjünk, az esküvői koordinátor még azelőtt azonosítja a gondot, mielőtt azok felmerülnének. 

Gondoskodnak arról, hogy eső esetére megbízható tartalék terv legyen. Én mindig előre megbeszélek egy jól átgondolt tervet a rossz időjárásra, így mindenre fel tudunk készülni. Például átlátszó esernyőket viszek magammal, ha esőre van kilátás, hogy még így is gyönyörű szabadtéri fotók készülhessenek.

Míg a többi szolgáltató minden pillanatot fényképez, feldobja a táncparkettet és felszolgálja a finom késő esti falatokat, addig az esküvői koordinátor kifejezetten Nektek áll a rendelkezésetekre, amikor a legnagyobb szükség van valakire, mert elszakadt, felszaladt, foltos lett vagy csak meg kell igazítani. 

7.    Kapcsolattartási pontként működik az összes szolgáltató számára, így az esküvő napján egyetlen kérdésre sem kell válaszolnod, kivéve a „kér még inni?” kérdést.

Rendkívül fontos, hogy legyen egy olyan személy a helyszínen az első pillanattól a takarításig, aki ismeri a teljes elképzelésedet. Míg Te élvezheted a reggeli kényeztetést, addig az esküvői koordinátornak a helyszínen kell lennie, aki gondoskodik arról, hogy a szertartás és a fogadás előkészítése pontosan a tervek szerint menjen. Miután minden pontosan úgy néz ki, ahogyan szeretted volna, ő lesz a kapcsolattartó személy a szolgáltatóid számára, így neked nem kell válaszolnod semmilyen kérdésre. Ez biztosítja, hogy minden egységesen összeálljon.  Az esküvői koordinátorod a feladatok széles listájával fog segíteni, amelyek a következők lehetnek:

Válaszolni a szolgáltatók kérdéseire, hogy hova kell beszerelniük, hova pakolhatnak, átnézni velük az esti idővonalat, meggyőződni arról, hogy megkapják a beszállítók ételeit és hozzáférnek a vízhez, meggyőződni arról, hogy megtalálják az áramellátáshoz való hozzáférést, megerősíteni, hogy a konyha tud a nagymama kókuszallergiájáról, meggyőződni arról, hogy egyetlen autó sem áll oda ahova a menyasszonyi autónak kell érkeznie.

Még a legcsodálatosabb szállítói csapatnak is lesznek itt-ott apró kérdései arról, hogy pontosan hogyan szeretnéd, hogy a dolgok történjenek. Ha egy esküvői koordinátor lesz az összekötő, aki megválaszolja ezeket a kérdéseket, akkor minimálisra csökkenthető a stresszt, és arra koncentrálhatsz, hogy élvezd a valaha volt legjobb napot. 

Végül, és ami a legfontosabb, az esküvői koordinátor érzelmi támogatást és nyugalmat nyújt attól a pillanattól kezdve, hogy felébredtek, egészen addig a pillanatig, amíg a fejeteket a párnára hajtjátok!

Egy csodálatos szolgáltatói csapat kialakítása kulcsfontosságú, de ugyanilyen fontos, hogy legyen egy esküvői koordinátor, aki a Ti kijelölt kapcsolattartótok, érzelmi támogatótok és szakértőtök életetek legszebb napján. 

És igen, én vagyok az esküvői koordinátor! Én is úgy gondolom, hogy rendkívül fontos a megfelelő személy kiválasztása, aki egy hullámhosszon van veled és a vőlegényeddel. Győződj meg róla, hogy működik és kérj egy ingyenes találkozót.

További hasznos tartalmakért és ötletekért kövess a facebookon és az instagramon!